国内的企业参展商要将货物的详细情况告诉展览品运输代理,比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。如果包装不是很复杂,有些参展商会自己包装展览品的问题。我们不管是找展览品运输代理进行包装还是自己包装,展览品的包装一定要细致入微,货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。否则容易造成货物丢失或进错场馆的情况。
国际性质的参展商虽然可以选择展览品运输公司,但需要注意的是:对于普通商品来说,参展商可以任意选择一个运输公司来承运,但是对属于海关监管的展览品运输,那可就不是什么公司都能胜任的了。因此,海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。
作为发货人,当货物发货后要通知展览品运输商,告诉对方货物已发出,然后将货物详细信息和一些要注意的联系方式写明。这里有一点值得注意,我们与展览品运输代理的沟通最为重要。
很多展览馆管理不善,展览馆里常常有一些非展会正式搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上,以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低,但是服务的安全性没有保证。
为了尽量节约进馆时间,参展商应该听展览运输商的安排,由展览运输商凭经验统筹安排,通过这种方式尽可能地争取时间。
国际国内同题材的展览会很多,很多企业经常会希望在一个展览会后再去参加另外一地的展览会。如果是进口展品,就要事先与国际展览品运输代理沟通,因为海关监管的产品,报关手续比较繁琐。如果两个展览会不在同一国,除了考虑海关转关时间的因素外,还要考虑运输的问题。每年某些季节是航空公司空运的旺季,有时候航空运输太紧,航空公司不接受订舱,这样会使展品无法及时运抵目的地。