展览品运输大致可以分为运输策划、去程运输和回程运输3个阶段。每一个阶段都有一些专业的要求。因为篇幅过长的原因,我们将每个阶段分为一篇文章,方便大家阅读。
第一点,运输策划
所谓运输策划工作需要统筹策划。运输策划涉及运输方式、运输路线、运输日程、运输费用、运输公司和代理等因素。
1. 运输过程
复杂的运输过程可以包括以下阶段:参观者将展品运至指定的集中地点,集体展出组织者理货后将展品用陆运方式运到港口、机场或车站,然后用海运、空运或陆运(火车、卡车等)方式将展品运至目的地港口、机场或车站,然后用陆运方式将展品运至展台,最后在展览会结束后将展品运回,或者运往下一个展览会所在地。
2. 内容
(1) 调研
运输筹划之前首先要掌握各方面情况,这就需要进行调查研究。调研的范围主要根据工作需要安排,可以包括:运输公司、报关代理,交通航运条件,可能的运输路线和方式,发运动和目的地,车船运输设备,港口设备和效率、安全状况,运输周期和轮班、班车、航班时间及费用标准,发运地和展出地对展品和道具的单证和手续要求和规定。
如果是国际展览,要了解本国和展览会所在国的海关规定、手续、税率、特殊规定以及展览会所在国对展品进口和处理、运输、保险等的规定和要求。了解展出地是否许可办理临时进口手续,以及免费进口宣传品、自用品等。了解参展企业所在国和展览会所在国是否都加入ATA公约,以便通过商会索取临时进口表格并办理有关手续,并要了解展览会所在国对展品和道具的处理规定和手续:出售、赠送、销毁、回运,要了解海关是否对展览会有特别的规定,比如给予展览会的配额。
大部分情况可以通过展览会组织者了解,或者通过运输公司或运输代理了解。调研内容详细一些为好。
(2)路线与方式
运输路线与运输方式有着密切的关系,常常互为决定因素。
运输路线最简单的是门到门运输。这里所指门到门运输是将卡车开到参展企业所在地装货,然后直接开到展场卸货的运输方式,不是指将货物交给运输公司,由运输公司安排运输,在展场交货的门到门运输服务。
国际运输路线最常使用的路线可以分为三段:第一段,从参展企业所在地将展品陆运到港口;第二段,从港口将展品海运到展览会所在国的港口;第三段,从港口陆运到展览会所在地。运输费用通常也是这样计算的。
运输方式主要有水运(包括海运和内陆水运)、空运、陆运(包括火车运输、汽车运输等)、邮递、快递、自带等。运输方式也可以分为:集中运输或分散运输、专运等。集体运输和分散运输将在“集体运输“一段中讲述。各种运输方式有着不同的优势和劣势。
水运
时间长,但是费用低。水运,尤其是海运可能是大型国际展览的主要和经常使用的运输方式。
空运
时间快,适于时间紧、货物少、特殊货物,比如生鲜产品等。空运费用一般比较高,但是如果货物少,只有几小箱,费用可能更省。或者机场距离展馆近,陆运费便宜;而港口离展馆远,陆运费贵,计算总费用空运可能更便宜。但是在一般情况下尽量少用空运。
陆运
介于水运和空运之间。陆运可能是展览运输最广泛使用的、不可缺少的方式。如果是安排漂洋过海的国际展览运输,会需要安排港口两端即港口与参展企业所在地和港口与展览会所在地的陆运;而更多的是国内展览或大陆(比如欧美大陆)内的展览运输,只需要陆运。在欧美大陆,展览运输相当发达,展览运输常常是使用专用卡车进行门到门运输,卡车在参展企业所在地装货运到展场卸货。
散运
或称一般货运。运输公司在仓库收货,拼装发运。拼装可能需要比较长的时间,但是收费比较低廉。
专运
运输公司在仓库收货或到发运人指定地点收货并将货物直接发运到目的地,可以是一种门到门运输服务。专运时间快捷一些,但是收费要高一些。
其他运输方式,包括特快专递,适于特急、小件物品。如果展品不多,很多参展企业愿意随身携带。但要注意海关手续问题。
运输路线和方式的选择因素主要有:一是路程、距离远近、时间、距离开幕式的时间、展品情况和特性(即数量、体积、重量)等;二是特殊要求,比如展品是否易腐,是否需要冷藏等;三是费用,包括运费和保险费等,保险费在运输途中按时间增值计算,运输贵重物品时,海运和空运的保险费大不一样;最后还要考虑安全性。
运输路线和方式的安排有一些原则,尽量将展品安排运到展览现场,即安排门到门运输或门到门运输服务,尽量使用集装箱或其他安全的运输方式;尽量不要多次发运,争取一次发运。发运批数多了容易造成混乱;尽量减少搬运次数,以降低破损率。如果可能,尽量避免转船、转运。
(3)日程
展品、运输日程要尽早安排,以便能协调安排好一系列工作包括展品、道具、资料等展览用品的筹备,使展品及其他展览用品能在恰当的时间运抵目的地。
重要的展品、运输日期有:展品开始征集、展品制作、展品备妥或集中日期(也称作交箱日期)、安排运输、办妥单证手续日期、办理手续日期、装车日期、陆运发运日期(一般与装车可同日)、装船日期、海运发运日期、中转日期、抵达目的港日期、运抵展览会指定地点时间,以及回运和调运的日期等。
在确定展品运输日程时,在大的方面,不仅要考虑运输所需的时间,还要考虑展品、道具、资料等展览用品准备所需的时间以及办理有关单证和手续所需的时间并要协调好这些工作和时间。在细的方面,要考虑运输公司的能力和信誉、装卸货的速度、运输过程中可能的延误包括发生故障、港口工人罢工、严重压港等情况。
大型国际展览会期间,港口或机场以及展览会现场有时会出现积压现象。如果是大型或重型展品,要通知有关部门在展品发运前将展品准备好,并提前安排运输并在其他参展企业之前将大型和重型展品运抵展场。展品到达日期不宜过早,以免产生大笔仓储费用;也不宜过晚,以免一旦出现延误赶不上展览会,损失更大。权衡之下,运输时间适当留有余地为宜,多花仓储费比晚运到、耽误布置展出要好。
运输方式和日程确定后,尽快作出具体安排比如定舱。另外要通知并监督所有有关方面协调做好工作,以免出现该发运了展品还未制作好等情况。
(4)费用
通常分为展品费用和运输费用。展品费大多体现在正常的经营管理费用中,因此,大多不反映到展览费用中。但是,展品运输经理和展览项目经理应当心中有数,在确切地计算展览成本效益时需要考虑展品开支。
运输费用在展览开支中比较突出,通常分为运费(陆运、海运等)和杂费(装卸、仓储等)两大类,统称运杂费。细分内容有:发运地陆运费及杂费、发运地仓储费、装货港港口劳务费、保险费、海运费、目的港港口劳务费、装卸费、堆存费、港口至展馆运费、装卸费、空箱存放费、空箱回运费、运输代理费、海关代理费等。与运输有关的费用比如关税、增值税、销售税、所得税、附加税等往往也一并算入运输费用。
运输业是一个独立的大行业,有着自己的专门用语和独特计费方式。这些用语和计费方式容易使行外人迷惑,而运输公司一般也不解释。运输费用一般包括一下内容:
在计算尺寸时,运输尺寸不完全是按包装箱计算,还需要考虑运输箱(比如集装箱)的尺寸。即使是尺寸一致的包装箱,码放在集装箱内也不可能不完全占满集装箱的空间,四周和上部可能有多余空间。如果是尺寸不一致的包装箱,浪费的空间就会更多。因此,运输公司将按运输箱计算尺寸,而不是按包装箱的尺寸计算尺寸收费。作为参展企业,即发运人可能没有专业知识或条件去计算、安排尺寸或重量,但是,可以根据展品、道具和运输箱的尺寸设计出合理的、紧凑的包装箱。
为了避免运输公司任意收费,可以要求几家公司报价,从数家报价公司中选择一家。降低运输费用还有其他一些方法,包括:安排好时间,尽量使用正常运输方式,用定期班轮,避免使用加急运输方式。如果展品、道具比较多,可以装满一个或几个运输箱。那么就可以考虑不使用包装箱,以节省包装和空间。虽然收费标准可能高一点,但是整体费用将节省。
如果可能,尽量选择一家价格适中的展览品运输公司统一安排运输,龙德国际可以为您安排筹划运输措施路线等。
在签订有关运输合同和服务合同前要明确费用标准。支付时,要逐一核对有关单证、项目、数据,确认无误后再付款。如有错误则要求更改,巧立名目的款项要拒付。费用付清后最好索取“一切费用结清证明”
(5)集体运输和单独运输
集体展出通常由组织者统一运输。统一运输有许多好处,一是可以节省参展者的时间和费用,二是可以避免混乱,三是可以更有保证地将展品按时运到展地。并可以使用集装箱方式运输,安全、快捷。
使用集体运输的方式,参展者需要按组织者的要求提前准备展品、道具和资料,在规定的时间内将展品、道具和资料运到指定的集中地点,并按要求办理有关单证,主要是展品清册。然后由组织者安排理货、装箱、发运、接货、办理有关手续、将展品运到展场。此时,参展者空箱、布置。组织者负责安排空箱存放。展览会结束后,参展者负责再包装、装箱,并交组织者。组织者再安排办理有关手续、回运或调运、接货、办理有关手续和分运。
集体运输要求组织者协调安排好各方面的工作,包括将有关运输安排、要求、规定用书面形式通知参展者。这一项工作可以在确认参展者时做,也可以在召开筹备会议时做。有关安排、要求和规定内容包括:运输日程,要特别注意航班之间的间隔;运输费用标准,运输工作由组织者统一安排,但是费用一般由各参展者负担,如果有补贴,包括全部补贴,也要通知参展者;运输报关所需的单证文件,运输需要办理一些手续和单证,其中一些需要由参展者办理或提供基本情况,国际运输的单证尤其复杂,要详细说明,保险要求;包装要求,包装材料和包装规格要求,内包装要能反复使用,外包装要能经受住长途运输;运输标志,包括展馆号、展台号、展品集中地点和日期、发运日期、展览会刊、海关对展品、道具等物品的规定。
如果是单独展出,或者集体展出却不统一安排集体运输,那么参展企业就需要自己安排运输事宜。单独安排运输的程序与统一安排运输的程序基本一样。
一些重要事项提示如下:尽早了解运输时间比如船期;尽早租定往返舱位;选用发运地和目的地信誉好、能力强的运输代理;了解发运地和目的地的海关规定、手续、单证要求;认真制作清册,按箱列明每一物品的品名、规格、价格等细节;制作回运清册时要准确地相应变动;仔细包装以免破损;在箱子的至少两个侧面打印运输标志,可以使用颜色,以便在混乱的展场识别,箱子不可太大,以免搬运困难,最好用不需要工具便可开、封的箱子;避免转运,尽量安排将物品直接运到展场,接货办理人知道装运前的一切有关情况;安排空箱存放并适时安排空箱回运到展台;办理运输途中和展出期间的保险。